Terminbuchung per WhatsApp
Von der WhatsApp-Anfrage zum bestätigten Termin.
Kunden schreiben dir, statt während deiner Arbeit anzurufen. QORLYNT verbindet WhatsApp Business mit Leistungen, Verfügbarkeit und Kalender. Mit aktivierter KI kann der Assistent passende Zeiten vorschlagen und nach Kundenbestätigung buchen.
So funktioniert der Ablauf
Leistung und Terminwunsch klären
Ein Kunde fragt beispielsweise nach einem Haarschnitt am Freitag. Der Assistent nutzt die hinterlegten Leistungen und klärt fehlende Angaben. Mitarbeiterbezogene Buchungen sind ab Plus möglich.
Passende Verfügbarkeit prüfen
Öffnungszeiten, Termindauer, Buchungsregeln und der QORLYNT-Kalender bestimmen die angebotenen Zeiten. Optional verbundene externe Kalender ergänzen die Verfügbarkeitsprüfung. Bei Mitarbeiterbuchungen zählt die eingerichtete Verfügbarkeit der gewählten Person.
Bestätigen und im Kalender weiterarbeiten
Erst nach Bestätigung des Kunden wird gebucht. Dein Team sieht den Termin im Kalender und kann das Gespräch im gemeinsamen Posteingang übernehmen.
Ein Haarschnitt von der WhatsApp-Anfrage bis zum Kalender
Dieser Musterablauf mit fiktiven Angaben zeigt, was du bei einem eigenen Test prüfen solltest. Er ist kein Bericht über eine tatsächlich ausgeführte Kundenbuchung. Voraussetzung: verbundener WhatsApp-Kanal, aktivierte Kanal-KI und eingerichtete Leistungen, Öffnungszeiten und Buchungsregeln.
Eine konkrete Anfrage senden
Dein Testkunde schreibt beispielsweise: „Ich möchte am Freitag einen Haarschnitt buchen.“ Der Assistent klärt die passende Leistung und fehlende Angaben. Hinterlege vorher die tatsächliche Dauer der Leistung. Soll eine bestimmte Person gebucht werden, müssen Paket und Mitarbeiterverfügbarkeit dazu passen.
Einen angebotenen Termin prüfen
QORLYNT prüft die eingerichtete Verfügbarkeit. Nur wenn beispielsweise Freitag um 14:00 Uhr frei ist, kann diese Zeit angeboten werden. Ein Vorschlag ist noch keine Buchung. Optional angebundene externe Kalender ergänzen die Prüfung; für den Einstieg reicht der QORLYNT-Kalender.
Den Vorschlag ausdrücklich bestätigen
Der Testkunde bestätigt den angebotenen Termin, zum Beispiel: „Ja, Freitag um 14:00 Uhr für den Haarschnitt.“ Prüfe die Antwort auf das tatsächliche Buchungsergebnis. Ist die Zeit inzwischen nicht mehr verfügbar oder schlägt die Buchung fehl, darf das Gespräch nicht als erfolgreiche Reservierung gewertet werden.
Das Ergebnis im Betrieb kontrollieren
Öffne den QORLYNT-Kalender am vereinbarten Tag. Prüfe Kontakt, Leistung, Beginn, Dauer und gegebenenfalls Mitarbeiter sowie den Terminstatus. Vergleiche den Eintrag mit dem Gespräch im gemeinsamen Posteingang. Dein Team kann dort übernehmen, wenn Rückfragen offenbleiben.
Das richtest du vorher ein
- WhatsApp Business mit QORLYNT verbinden und erforderliche Meta-Freigaben abschließen.
- Leistungen, Dauer, Öffnungszeiten und Buchungsregeln im QORLYNT-Kalender einrichten. Google oder Microsoft nur bei Bedarf für externe Kalendersynchronisation oder Online-Meetings verbinden.
- KI für den Kanal aktivieren und den Ablauf vor der Nutzung mit eigenen Testanfragen prüfen.
Welches Paket passt?
Einfache Solo-Buchungen starten mit Basic. Für die Auswahl einzelner Mitarbeiter brauchst du Plus. Nachrichten-, Buchungs- und KI-Kontingente richten sich nach dem Paket; WhatsApp-Anbietergebühren kommen hinzu.
Pakete und Kontingente vergleichen →Was du vor dem Start wissen solltest
Der Assistent kann nur mit eingerichteten Leistungen und verfügbaren Zeiten arbeiten. Eine Anfrage ist noch kein bestätigter Termin. Für ausgehende WhatsApp-Nachrichten gelten die jeweiligen Meta-Vorgaben, etwa zu Vorlagen und Einwilligungen.
Häufige Fragen
Muss ich jede Anfrage von Hand beantworten?
Bei aktivierter KI kann QORLYNT Fragen beantworten, freie Zeiten vorschlagen und nach Bestätigung buchen. Dein Team kann Gespräche übernehmen, wenn etwas persönlich geklärt werden muss.
Geht das auch ohne WhatsApp?
Ja. Du kannst Online-Buchungen über einen Buchungslink oder das Website-Widget anbieten. Welche Kommunikationskanäle du verbindest, entscheidest du bei der Einrichtung.