Automatische Terminerinnerungen
Automatische Terminerinnerungen. Damit Kunden rechtzeitig Bescheid wissen.
Ein vereinbarter Termin gerät im Alltag schnell aus dem Blick. Mit QORLYNT richtest du Erinnerungen für gebuchte Termine ein und hältst Bestätigungen, Änderungen und Absagen im selben Ablauf. Das kann helfen, vergessenen Terminen vorzubeugen und Rückfragen früher zu klären. Eine bestimmte Verringerung von Terminausfällen lässt sich daraus nicht garantieren.
So funktioniert der Ablauf
Zeitpunkt und passende Termine wählen
Öffne im Kalender Terminerinnerungen & Antworten. Wähle den Auslöser Erinnerung und einen sinnvollen Vorlauf, etwa einen Tag vor dem Termin. Filtere bei Bedarf nach Kalender, Leistung, Mitarbeiter oder Kundengruppe. Prüfe, ob bereits eine Standarderinnerung aktiv ist, damit keine Doppelungen entstehen.
Nachricht und Kanal festlegen
Wähle eine passende Vorlage und einen eingerichteten Kanal, beispielsweise WhatsApp oder E-Mail. Nenne Termin, Uhrzeit und einen verständlichen Weg für Rückfragen oder Änderungen. Bei WhatsApp müssen Vorlage und Versandvoraussetzungen passen; der Text einer Erinnerung ersetzt keine Meta-Freigabe.
Prüfen, aktivieren und nachverfolgen
Prüfe den Ablauf mit einem eigenen Testkontakt und einer passenden Testbuchung. Aktiviere die gewünschte Regel und kontrolliere den Versandstatus. Teste auch Umbuchung und Absage: Eine bereits geplante Erinnerung darf nicht ungeprüft als passend für einen geänderten Termin gelten.
Das richtest du vorher ein
- Einen gebuchten Termin und vollständige Kontaktdaten für den vorgesehenen Kanal.
- Eine konfigurierte Erinnerungsregel mit Vorlauf, passender Vorlage und gewünschten Terminfiltern.
- Bei WhatsApp eine verbundene Nummer, passende Freigaben und eine geeignete Vorlage; Einwilligungen und Anbietervorgaben beachten.
- Klare Regeln für Online-Umbuchung und Absage. Die eingestellte Änderungsfrist gilt auch, wenn eine Erinnerung versendet wird.
Welches Paket passt?
Der benötigte Tarif hängt von Buchungen, Nachrichten, Kontakten und Teamfunktionen ab. Die Preisseite zeigt die aktuellen Kontingente. WhatsApp-Anbietergebühren kommen hinzu. Mehrere Erinnerungszeitpunkte bedeuten zusätzliche Nachrichten und sollten gezielt gewählt werden.
Pakete und Kontingente vergleichen →Was du vor dem Start wissen solltest
Eine versandte Erinnerung ist keine Zusage, dass ein Kunde erscheint. Zustellung, gelesen werden und Teilnahme sind unterschiedliche Dinge. Prüfe Fehler im Nachrichtenstatus und kläre offene Fälle persönlich. Diese Seite verspricht weder Ausfallquoten noch automatische Ausfallgebühren oder eine garantierte Nachbesetzung frei gewordener Termine.
Häufige Fragen
Was hilft zusätzlich gegen No-Shows und Terminausfälle?
Sende eine klare Bestätigung, wähle einen angemessenen Erinnerungsvorlauf, halte Kontaktdaten aktuell und mache Änderungen innerhalb deiner Regeln leicht verständlich. Prüfe ausbleibende Rückmeldungen und dokumentiere tatsächliche Ausfälle. Erst eigene Daten zeigen, welche Maßnahmen bei deinem Betrieb wirken.
Kann ich mehrere Erinnerungen pro Termin einrichten?
Ja. Mehrere Regeln ermöglichen verschiedene Zeitpunkte. Prüfe Überschneidungen mit vorhandenen Standardregeln und vermeide unnötig viele Nachrichten. Vorlauf und Zielgruppe sollten zu deiner Leistung passen.
Ist eine Geburtstagserinnerung dasselbe wie eine Terminerinnerung?
Nein. Eine Terminerinnerung bezieht sich auf eine tatsächliche Buchung. Geburtstagsgrüße oder Nachrichten vor einem Hochzeitstag beruhen auf Kundendaten und werden als geplanter Nachrichtenablauf eingerichtet.
Können Kunden nach der Erinnerung noch umbuchen?
Das richtet sich nach deiner eingestellten Online-Änderungsfrist. QORLYNT unterstützt eine Frist bis zum Vortag, eine Stundenfrist oder deaktivierte Online-Änderungen. Ein Erinnerungsversand erweitert diese Frist nicht.